Hat Ihr Reisekosten-Management auch ein Leck?

26.01.2017  /  3 Minuten Lesezeit
Autor:
Peter L. Tomes

Amadeus Blog: Sie vermuten, dass ein beträchtlicher Teil Ihrer Reisekosten unter „Verschiedenes“ verbucht wird, was Ihre Reiserichtlinien ad absurdum führt. Was tun?

Einkäufer in Unternehmen sind es gewohnt, mit der Forderung nach weiteren Kostensenkungen konfrontiert zu werden. Aber wo anfangen? Die Reiserichtlinien ändern und Business-Class-Flüge verbieten? Busse statt Taxis vorschreiben? Preiskämpfe mit den Anbietern anzetteln?

Wer solche Entscheidungen treffen muss, braucht umfassende und einheitliche Reisedaten. Denn nur mit verlässlichen Daten zu allen Kosten lassen sich Einsparungen vernünftig planen und nachvollziehen.

Travel Manager vertrauen bei diesem Thema seit jeher auf ihre Travel Management Companies (TMCs) und deren Auswertungen. Die TMCs haben die Zahlen zu den gebuchten Leistungen, sie kennen Preise und Volumina. Allerdings reicht das nicht mehr. Jeder Geschäftsreisende weiß, dass der tatsächlich in Anspruch genommene Waren- und Dienstleistungskorb ganz anders aussehen kann, als es die ursprüngliche Buchung vermuten lässt.

Ein altes Gesetz lautet: Was man nicht messen kann, kann man nicht steuern. Wer also die Reisekosten angehen will, muss genau festlegen, was unter Reiseausgaben fällt und was nicht. Und prüfen, ob das, was erfasst werden soll, auch tatsächlich erfasst wird – oder ob es in Kategorien wie „Sonstiges“ oder „Verschiedenes“ verschwindet, wo es als Information verloren ist.

Eine aktuelle Studie von PayTech Commercial in 23 Ländern weltweit zeigt, dass Unternehmen durchschnittlich 65 Prozent des Reisebudgets für Flug und Hotel ausgeben. Gleichzeitig aber machen Flug und Hotel nur 15 Prozent der Transaktionen aus, also der Buchungen.

Das kann zwei Gründe haben:

1.  Es gibt eine hohe Zahl an Reisebuchungen, die weder Flug noch Hotel betreffen (siehe Kasten am Schluss).

2.  Es gibt Ausgaben für Flug und Hotel, die nicht richtig erfasst werden. Das können Umbuchungs- und Stornokosten sein. Oder die bekannten Zusatzleistungen: Laut einer aktuellen Ideaworks-Studie machten Flug-Zusatzleistungen im Jahr 2015 fast 8,7 Prozent der Airline-Gesamtverkäufe aus (nämlich 40,5 Milliarden US-Dollar, ermittelt für 67 Airlines).

Weil viele Flugtarife klassische Leistungen wie aufgegebenes Gepäck, Essen oder Getränke an Bord nicht mehr enthalten, müssen Passagiere sie zusätzlich erwerben. Solche Dinge werden dann mit zusätzlichen Kreditkarten-Transaktionen bezahlt, sind aber erstattungsfähig und auf jeden Fall angefallene Reisekosten. Nur besteht die Gefahr, dass Zusatzleistungen eher in die Buchhaltungs-Kategorie „Sonstige“ verbucht werden anstelle zur Flugleistung. Das zeichnet ein falsches Bild der Reisekosten und der Möglichkeiten der Reduktion.

Zwei Dinge helfen bei der umfassenden Erfassung aller Reisekosten. Ein End-to-End-Prozess von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung kann mit einer einzigen Smartphone-App abgebildet werden, Belege für Zusatzleistungen können einfach per Character Recognition erfasst werden. Das setzt dem gefürchteten, zeitaufwändigen Berg an monatlichen Kostenbelegen ein Ende. Gleichzeitig muss der Zugriff auf alle Reiseangebote sichergestellt sein, die mit der Unternehmenspolitik und insbesondere allen verhandelten Unternehmenstarifen übereinstimmen. Dazu gehören auch direkte Verbindungen zu Anbietern.

Wer das angeht und dazu eine neue Lösung einführt, muss alle Prozessbeteiligten samt Führungskräften davon überzeugen, dass die potenziellen Vorteile die Kosten wie auch anfängliche Unannehmlichkeiten übersteigen. Dazu muss sich die Lösung flexibel zeigen und sich an die IT-Landschaft des Unternehmens anpassen, ganz unabhängig vom genutzten ERP-System und ohne großen Aufwand für die technische Integration.

Auf diese Weise erhalten Travel Manager das vollständige Bild ihrer Reisekosten. Die Frage „Wo anfangen?“ verliert so ihre Komplexität und ihren Schrecken.

 

 

 

Über den Autor

Peter L. Tomes war seit 1972 in der Reiseindustrie tätig und bis Juli 2017 bei Amadeus Germany als Head of Provider & Corporate Solutions beschäftigt. In seinem 43-jährigen Berufsleben hat…
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